Meer overzicht op groenprojecten met dashboards: hoe Jos Scholman data inzichtelijk maakt

Als aannemer in de openbare ruimte beheert Jos Scholman uiteenlopende projecten op het gebied van groen, infrastructuur en leefomgeving. Van het aanleggen van groenvoorzieningen en speelplekken tot het onderhouden van parken en bomen. Met tientallen projecten tegelijkertijd in uitvoering groeit ook de behoefte aan overzicht. Daarom zet Jos Scholman nu een volgende stap: het gebruik van dashboards op basis van GeoVisia-data.

Voor Janna van Norel, AutoCAD/GIS-medewerker bij Jos Scholman, is dat een logische ontwikkeling.

Van Excel-tabellen naar visueel inzicht

Binnen Jos Scholman wordt GeoVisia al zo'n zeven jaar gebruikt voor het registreren van werkzaamheden. Alle uitgevoerde werkzaamheden worden vastgelegd in uitgebreide paspoorten, waaruit vervolgens Excel-overzichten en rapportages worden gegenereerd.

"De informatie was er altijd al," vertelt Janna. "Maar die werd vaak weergegeven in uitgebreide Excel-tabellen. Voor sommige projecten werkten die rapportages prima, maar bij veel projecten werd het steeds lastiger om snel overzicht te krijgen."

Met ongeveer dertig actieve projecten groeit de hoeveelheid data snel. Daardoor ontstond de behoefte om informatie niet alleen vast te leggen, maar ook overzichtelijk en visueel toegankelijk te maken.

Transparantie richting opdrachtgevers

Een belangrijke aanleiding voor de dashboards is het beter kunnen informeren van opdrachtgevers.

"Terugkoppeling naar opdrachtgevers is voor ons erg belangrijk. Met dashboards kunnen zij in één oogopslag zien wat er gebeurt binnen een project en hoe de voortgang eruitziet."

Waar opdrachtgevers voorheen vaak moesten terugvallen op uitgebreide rapportages of losse projectgegevens, biedt een dashboard direct inzicht in de uitgevoerde werkzaamheden. Denk aan het aantal aangeplante bomen, uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden of de voortgang van een project over een bepaalde periode.

Dat maakt projecten niet alleen transparanter, maar zorgt ook voor betere gesprekken met opdrachtgevers.

Overzicht voor projectteams

Naast externe communicatie bieden de dashboards ook intern veel voordelen. Vooral projectleiders en projectbegeleiders profiteren van het extra inzicht.

"Voor projectleiders draait het vooral om overzicht houden. Zowel financieel als inhoudelijk. Je kunt sneller zien hoe een project ervoor staat en eenvoudiger bijsturen wanneer dat nodig is."

De dashboards maken bijvoorbeeld inzichtelijk hoeveel werkzaamheden er in een bepaalde week zijn uitgevoerd. Daardoor ontstaat een duidelijk beeld van de voortgang en productie binnen een project.

Volgens Janna zijn juist die voortgangsgrafieken één van de meest waardevolle onderdelen.

"De grafieken laten direct zien hoeveel werk er is uitgevoerd. Bijvoorbeeld hoeveel bomen zijn geplant of hoeveel onderhoudswerkzaamheden zijn afgerond. Dat zijn de inzichten die wij het meest gebruiken."

Data als bewijs van uitvoering

Voor veel werkzaamheden binnen de groenbranche gelden contractuele afspraken. Zo kunnen er afspraken zijn gemaakt over het aantal watergiften aan bomen of het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden.

"Daar wordt uiteindelijk ook op afgerekend. Als je kunt aantonen dat werkzaamheden daadwerkelijk zijn uitgevoerd, sta je veel sterker richting opdrachtgevers."

Hoewel foto's en detailinformatie nog steeds een belangrijke rol spelen in rapportages, vormen dashboards hierin een waardevolle aanvulling. Grafieken en overzichten maken inzichtelijk wat er is gebeurd, terwijl foto's het visuele bewijs leveren.

Minder handmatig werk

Voor Janna persoonlijk betekent de komst van dashboards ook een flinke efficiëntieslag.

"Ik ben binnen Jos Scholman eigenlijk verantwoordelijk voor alles wat met GeoVisia te maken heeft. Als ik voor ieder project afzonderlijk rapportages en overzichten moet maken, kost dat veel tijd."

Doordat dashboards automatisch worden gevuld met actuele projectdata, kunnen projectteams zelfstandig informatie raadplegen. Dat bespaart niet alleen tijd, maar maakt informatie ook beter toegankelijk voor iedereen die betrokken is bij een project.

Een dashboard als spiegel van je processen

De dashboards worden momenteel nog volop doorontwikkeld. Daarbij blijkt dat dashboards meer doen dan alleen inzicht geven.

"Een dashboard laat ook zien waar processen nog verbeterd kunnen worden. Als data niet goed wordt geregistreerd of niet consistent wordt ingevoerd, zie je dat direct terug."

Volgens Janna vormen de dashboards daardoor ook een aanleiding om kritisch naar de eigen werkwijze te kijken en processen verder te standaardiseren.

Klaar voor de toekomst

Hoewel de eerste dashboards nog relatief nieuw zijn, is het enthousiasme binnen de organisatie groot. Steeds meer projectteams zien de mogelijkheden en willen dashboards inzetten binnen hun eigen projecten.

Bij nieuwe projecten wordt daarom al vanaf de start nagedacht over welke inzichten belangrijk zijn en hoe dashboards daarbij kunnen ondersteunen.

"We merken dat bijna iedereen inmiddels een dashboard wil. De kunst is om ze overzichtelijk te houden en vooral te laten zien wat écht belangrijk is."

In één oogopslag zien wat er gebeurt

Wat de dashboards uiteindelijk moeten opleveren, is voor Janna helder:

"We willen onze projecten overzichtelijk maken en opdrachtgevers beter inzicht geven in wat we doen. Het liefst hoeven we daarbij minder uit te leggen en laat het dashboard het verhaal vertellen. In één oogopslag moet zichtbaar zijn wat er gebeurt."

Met die ambitie zet Jos Scholman een belangrijke stap richting datagedreven projectsturing, efficiëntere samenwerking en transparantere communicatie met opdrachtgevers. Een ontwikkeling waarin GeoVisia-data niet alleen wordt vastgelegd, maar ook daadwerkelijk inzicht oplevert.